Conditions Générales

Si le nombre de participation dépasse les limites fixées par l’organisateur, une liste d’attente pourra être ouverte et ces personnes seront informés de la possibilité d’être présentes à l’event dans la mesure des annulations éventuelles.

L’inscription

L’inscription n’est valide qu’une fois le formulaire d’inscription rempli, signé, renvoyé à l’organisateur avec les conditions générales paraphé à chaque page et signé en bas de page précédé de la mention « Pour accord, lu et approuvé » et une fois l’event payé.

Le renvoi du formulaire d’inscription complété implique les clients à accepter et respecter les dites conditions générales. Par extension, le client, participant est la personne qui réserve l’activité. Par extension, il s’agit également de toute personne qui participe à l’activité (c’est-à-dire le ou les passagers) sans toutefois que ces personnes soient tenues au paiement du prix de l’activité. L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser une inscription, le cas échéant votre event déjà payé vous sera remboursé.

La clôture des inscriptions se fera dès que le nombre de participants est atteint ou à une date déterminée par l’organisateur pour des raisons de bonne organisation (demande de droit de passages, paiement de certaines prestations, réservations éventuelles…).

Selon la formule choisie, le nombre de passagers et les options éventuelles, le paiement s’effectuera en un seul versement.

Après le versement de l’event qui vaut réservation définitive, le client recevra une confirmation d’inscription ainsi que les informations nécessaires quant aux étapes, liste des bivouacs, camping, hôtels…

Après renvoi du formulaire d’inscription complété, une option de réservation est valable durant 7 jours. Si le client tarde à effectuer le versement, l’organisateur se réserve le droit d’accepter d’autres participants et le client pourrait éventuellement perdre le bénéfice de cette réservation sans qu’une indemnité ne soit perçue.

L’inscription se fait par ordre d’arrivée du paiement complet qui valide votre participation.

Randos - Raids « Forestevent »

Prix

Le tarif renseigné est fourni à titre d’information, seul les prix figurant sur le formulaire de réservation est le prix exact et réel. Le prix est fixé en tenant compte du nombre de passagers éventuels renseigné par le client lors du remplissage du formulaire de réservation.

En cas de variation à la baisse après renvoi du formulaire de réservation, aucun remboursement ne pourra être exigé.

Dans l’hypothèse d’une variation à la hausse du nombre de passagers et sous réserve de place encore disponible, un supplément de prix sera exigé lors du contrôle administratif le jour avant l’event et devra être payé immédiatement au comptant en argent liquide - cash. À défaut de ce règlement supplémentaire, la participation sera refusée.

Déroulement de l’event

Par sécurité, nous demandons aux participants d’évoluer par 2 véhicules minimum ou 5 maximum vu la configuration des lieux tant pour leurs propres sécurités que par respect des régions traversées.

Certains parcours sont soumis à des autorisations de passage, paiement ou ouverture à dates et heures précises, il est donc impératif de bien vérifier vos road books du lendemain et de vous organiser afin de vous présenter dans ces portions dans la bonne tranche horaire et d’y être d’autant plus respectueux.

Forestevent propose des raids au road book électronique, papier et trace GPS à vocation touristique, découverte des régions traversées non sportive.

Les parcours empruntent des portions tout-terrain pouvant nécessiter un équipement adéquat. Il ne s’agit en aucun cas d’une course ou d’une concentration mais d’un event convivial entre passionnés d’off-road sous forme de road book privilégiant l’aventure et la découverte des régions traversées.

Les traces et notes road book ne sont pas une obligation de passage ; en aucun cas le pilote n’est obligé de suivre le tracé préconisé et veillera à respecter le code de la route et forestier des régions traversées. Malgré le professionnalisme de l’organisateur, les itinéraires proposés peuvent parfois comporter certaines erreurs. L’organisateur est déchargé de toute responsabilité à cet égard ; le cas échéant, il est de la seule responsabilité du participant/pilote d’effectuer le contournement adéquat pour respecter les règlementations en vigueur. L’organisateur ne pourra être tenu responsable d’erreurs éventuelles dans les tracés proposés, la vigilance incombe au pilote.

Des imprévus d’ordre technique, climatique ou autres peuvent contraintes à modifier ou supprimer certaines étapes ou portions d’étapes sans qu’aucun remboursement ou indemnité ne soit prévu.

Sauf imprévus de dernière minute ou changement d’horaire, les road books du lendemain seront chargés à la fin de chaque étape. La plage horaire pour venir décharger les road books de la journée en cours et recharger ceux du lendemain vous seront communiqués au départ de chaque étape.

Une arrivée en avance ou hors de cette plage horaire ne vous permettra pas d’enregistrer la trace du lendemain donc à vous de vous arranger pour arriver dans ces délais soit en coupant dans le road book par des liaisons routières si vous avez accumulé du retard ou en vous faisant dépanner en cas de problème mécanique. Le cas échéant, il est toujours possible au pilote de couper le parcours et rejoindre les points d’arriver par ses propres moyens et itinéraires.

Durant cette plage horaire définie par l’organisateur, les participants devront remettre leur road book électronique, GPS et road book papier à l’organisateur sous peine de ne pas recevoir la trace du lendemain. Les road books papier de la journée seront détruits contre échange des road books de l’étape du lendemain. Les traces électroniques (Tripy et GPS) seront complètement déchargés ainsi que le mode enregistrement et ceux du lendemain réinjecté dans vos appareils.

L’organisateur ne pourra pas être tenu responsable de tout dysfonctionnement électronique éventuel de ces appareils ; à vous d’éventuellement en prendre un de rechange afin de pallier à tous problèmes éventuels ou de vous équiper afin de pouvoir également vous servir du road book papier en cas de problèmes électroniques éventuels (dérouleur de road book papier).

Les participants ayant choisis l’option transport malles prendront également possession de leur malle dans cette plage horaire et dans la mesure du possible l’organisateur mettra tout en œuvre pour les acheminer ensuite au lieu souhaitez par le participant. La récupération de ceux-ci se fera le lendemain et à déterminer de jour en jour quant à l’heure et endroit de récupération qui devra obligatoirement se faire en présence du participant.

Assurances

Assurance annulation

Nous ne proposons pas d’assurance annulation et nous conseillons vivement au client pour partir l’esprit tranquille de :

- Souscrire une assurance annulation spécifique à votre voyage. Elle vous couvrira en cas d’empêchement et vous évitera des pertes financières. En effet, malheureusement, en raison des frais déjà engagés et des places limitées sur certains voyages, on n’est pas en mesure d’effectuer des remboursements.

Beaucoup de carte visa propose se type de prestation. Payer par carte Visa via notre système de paiement sécurisé Mollie. La plupart des cartes Visa incluent une assurance annulation pour ce type de prestation (vérifiez auprès de votre banque).

- Contracter une assurance assistance – dépannage – accident – rapatriement (pour les personnes et le véhicule). Certaines formules annuelles sont très avantageuses et vous protègent en cas de panne ou d’incident sur la route

Personne n’est à l’abri d’un imprévu, et ces protections permettent de transformer une potentielle mésaventure en simple anecdote.

En cas d’annulation complète de l’event par l’organisateur pour une raison indépendante de sa volonté, un avoir d'un même montant équivalent sera réalisé sur un autre event sans pour autant qu’aucune autre indemnité ou dommage ne puisse être réclamé par le participant.

Assurance Responsabilité civile

L’organisateur a souscrit une assurance RC en tant qu’organisateur de sports motorisés. Cependant, le client s’engage à s’inscrire avec un véhicule conformément immatriculé et assuré pour lui et ses passagers en respectant la législation en cours et déclare posséder le permis adéquat pour le véhicule inscrit ainsi que de ne pas faire l’objet d’une suspension de permis ou autre.

Le client reconnait être conscient des dangers liés au tout-terrain et être parfaitement informé des risques inhérents à la pratique du tout-terrain et renonce à tout recours quelconque contre l’organisateur même en cas d’accident dont lui-même, ou un de ses passagers pourraient être victimes ainsi que tout dégât que pourrait subir le véhicule en participant à ce type d’activité.

Il s’engage également à garantir à l’organisateur contre tout recours de quelque nature que ce soit qui pourrait être introduit par un tiers en raison de l’utilisation de son véhicule. Le client déclare accepter ces risques et décharge l’organisateur de toute responsabilité en cas d’accident qui pourrait arriver durant le raid ou sur le trajet et renonce tant en son nom personnel qu’au nom de ses ayants droit à tout recours à quelque titre que ce soit contre l’organisateur et ses responsables.

Le participant doit être particulièrement conscient de ses compétences, capacités physiques et techniques avant de s’engager sur l’event. Le cas échéant, il est toujours possible au pilote de couper le parcours et rejoindre les points d’arriver par ses propres moyens et itinéraires.

Le client est responsable de tout procès-verbal dressé à sa charge.

Il se peut que l’organisateur doive faire appel à différents prestataires pour la bonne réalisation de l’event, en cas de retard ou défaut de prestation entraînant une modification de programme cela ne pourra pas donner lieu à aucun remboursement ni indemnités.

Assurance rapatriement

Le client doit souscrire sa propre assurance rapatriement et dans ce cas nous fournir son numéro de police d’assurance ainsi que le numéro à contacter en cas d’urgence.

Formalités diverses

Le client doit être en possession d’un passeport adéquat en fonction des pays traversés ainsi que d’un permis de conduire valide. En cas de perte de papier durant l’event, le client devra s’acquitter des frais engendrés pour son retour et ne pourra prétendre à aucun remboursement ni indemnisation de la part de l’organisateur et ce dernier ne pourra pas en être tenu responsable.

L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de ratés, modifications, annulations partielles ou totales, de restrictions imposée par les autorités locales ou nationales, par la nécessité de l’organisation ou par des évènements extérieurs graves indépendants de sa volonté.

Durant l’event, les dépenses diverses, hôtels, campings, restauration ainsi que le carburant et toute intervention faisant l’objet d’une facturation ou non sur les véhicules sont à charge du participant.

L’organisateur ne peut pas être tenu responsable des dégâts quelconques, de tout dommage et préjudices, incidents et/ou accidents directs ou indirects subis ou causés par les participants à des tiers ou à eux-mêmes du fait de leur participation à l’event aussi importants soient-ils que ce soit d’ordre corporel ou mécanique, qu’il s’agisse d’incendie, accident, vol, détérioration ou autres.

En cas de panne du véhicule ou de l’un des moyens de navigation, seul le propriétaire est responsable. L’assistance mécanique-dépannage n’a aucune obligation ; elle est un soutien au participant.

Chaque participant doit veiller au respect du code de la route et de la législation en vigueur dans les pays et régions traversées et de s’y conformer.

Dans le cadre de cet event, tous les participants (pilote comme passagers) doivent être munis de leurs papiers d’identité et (ou) passeport en adéquation avec les pays traversés ainsi que d’avoir les vaccins nécessaires.

Les pilotes, quant à eux, devront être munis de leur permis et documents du véhicule en règle et en adéquation avec les pays traversés.

Les véhicules doivent être immatriculés, assurés et en conformité avec les dispositions du code de la route des pays traversés, quant au pilote il doit être assuré en responsabilité civile vis-à-vis des dommages qu’il pourrait occasionner à des tiers. Pilote et passagers doivent porter un équipement complet adéquat à la pratique du tout-terrain et homologué.

Vu la sensibilité des régions traversées et la nature dans laquelle nous allons vous faire évoluer, un très grand respect des lieux vous sera demandé tant d’un point de vue comportemental que des véhicules engagés.

À cet effet, nous vous demandons d’être raisonnable et respectueux notamment au niveau des émissions sonores tant de la part des participants (cris en tout genre, sono trop bruyante…) que des véhicules engagés.

Il est expressément demandé de ne pas dépasser 95 dB à 1 mètre de la sortie du pot d’échappement. Seuls les pots d’échappement d’origine non bruyants seront acceptés et l’absence d’organes homologués n’engage en aucun cas l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit d’exclure tous véhicules qu’il juge inadaptés, en mauvais état, trop bruyants ou non conformes au bon déroulement de l’event. En cas de problèmes mécaniques survenus durant l’event, le participant se doit de faire les réparations nécessaires afin de rendre son véhicule de nouveau conforme pour le bon déroulement de la suite de l’event.

Les règles du bon savoir-vivre et le respect des régions traversées prédominent d’autant que nous évoluons en pleine nature avec bien souvent des animaux vivant à l’état sauvage et où les animaux d’élevage vivent en libertés ou semi-libertés ce qui vous oblige à avoir une attention de tout instant et un comportement adéquat de manière à engendrer le moins de nuisance possible pour les troupeaux et les éleveurs qui ne sont jamais très loin même si vous ne les voyez pas, eux vous entendent et vous voient donc RESPECT est le mot d’ordre.

Nous mettrons un point d’honneur à ce qu’à chacune de nos organisations, les véhicules engagés et le comportement des participants soient irréprochables. Il en va de la pérennité de notre passion ainsi que de l’image de marque de nos events futurs. Raison pour laquelle également nous vous demandons de ne pas rouler en groupe trop important de manière à respecter les autres usagers, la faune et flore locales ainsi que les riverains, éleveurs et personnes qui vivent toute l’année dans ces régions.

En cas de météo pluvieuse, nous vous invitons à la plus grande prudence au vue de la configuration du terrain et par période plus sèche nous vous demandons de passer à allure très modérée au passage de fermes, croisement de piétons, cyclistes ou autres. Vous n’aimeriez pas vous retrouver dans un nuage de poussière ; il en va de même pour les autres usagers qui n’ont pas choisi ce moyen de locomotion. Nous apporterons une attention particulière au respect d’autrui et des régions traversées pour d’éventuelles participations futures à nos events.

L’organisateur se réserve le droit d’exclure tout participant dont le comportement nuit ou pourrait nuire au bon déroulement de l’event ou qu’il juge dangereux pour la sécurité des autres participants, usagers divers ou riverains ou entrave la quiétude des régions traversées.

Les règles du bon savoir-vivre prédominent dans ce genre d’event quel que soit le type de véhicule. Nous partageons la même passion des sports motorisés, d’aventure, découverte des régions traversées et de la nature. En cas de souci de l’un ou l’autre des participants, qu’il soit d’ordre mécanique ou autre, on ne double pas de manière intempestive, on s’assure que la personne va bien, qu’elle n’a pas besoin d’aide médicale ou autre et on reste solidaire entre passionnés de tout-terrain. Au besoin, on contacte les services d’urgence adéquats ainsi que l’organisateur de tout incident.

La participation à l’un de nos events implique l’acceptation d’être photographié ou filmé. Le cas échéant, les participants acceptent que leurs photos, vidéos soient diffusées dans la presse ou sur supports divers.

Les participants s’engagent à ne jamais transmettre à des tiers ou de mettre à disposition notamment sur Internet les roadbooks et traces proposés lors d’events que nous proposons sous peine de poursuite et d’exclusion systématique de tout futur event de l’organisateur.

La transgression d’un des points du présent règlement entraîne l’exclusion avec pour conséquence le désengagement total de la responsabilité de l’organisateur vis-à-vis des exclus éventuels qui ne pourront prétendre à aucun remboursement de leurs droits d’inscription. L’organisateur reste seul juge de ses appréciations et décisions.

Le client et participant déclare avoir lu ces conditions générales.